Létezik egy könnyen, jelentős anyagi ráfordítás nélkül elkészíthető dokumentum, amely nagyban könnyítheti egy cég mindennapjait. Ez a Szervezeti és Működési Szabályzat, amelyről Svéda Dóra vállalkozásfejlesztési szakember, a Coachingcentrum alapítója kérdésünkre kifejtette: a szervezeti kultúra szempontjából az SZMSZ megléte azért előnyös, mert a szervezetben csökken a félreértések száma, ezáltal kevesebb lesz a konfliktus és a stressz. Ugyanakkor egy SZMSZ segítheti az új kollégák beilleszkedését, sőt még a megrendelők felé is jó benyomást keltünk vele, mivel meg tudjuk mutatni, hogy szervezetten, strukturáltan működünk. Az alábbi interjúból kiderül, hogy mi is pontosan ez a dokumentum, milyen részekből áll, s hogyan készítsük el. Az SZMSZ-t sokan talán az államigazgatás területeiről ismerik. Az, hogy vállalkozásoknak is érdemes elgondolkodni a létrehozásáról, egy viszonylag új irány. Miért jó, ha egy cégnek van SZMSZ-e?
Előny, hogy a vállalkozások esetében nincsenek jogi kikötések, hogy hogyan kell kinéznie egy SZMSZ-nek. Ezáltal mindent bele lehet írni, ami az adott cégnek fontos. Jó az is, hogy magas szintű bevonódást és elköteleződést eredményez, ha a dokumentum elkészítésébe – vagy az évenkénti újragondolásába – bevonják a dolgozókat. KKV-k esetében ez könnyen megoldható, hiszen nem nagy létszámú kollektíváról van szó. A közös SZMSZ készítésnek kivételesen jó csapatépítő és szervezetfejlesztő ereje van.
A cégvezetők nem riadnak meg az újabb szabályozó dokumentumtól?
A szabályozástól sokan félnek, esetleg úgy vélik, hogy ezzel egy nehézségi erő fog hatni a cégre. De fontos leszögezni, hogy erről szó sincs. Az SZMSZ-ben már egy néhány fős cég is összefoglalhatja a működés folyamatait, szabályait, az együttműködés szokásrendszerét. Olyan dolgokat, amelyekkel a félreértések számát tudják csökkenteni. Ezáltal kevesebb konfliktus és kevesebb stressz lesz a cégnél.
Hogyan lehet elérni, hogy a munkatársak komolyan vegyék ezt a dokumentumot?
Jó vezető megbeszéli a kollégákkal, hogy azért hozzák létre ezt a szabályrendszert, hogy mindenkinek könnyebb és átláthatóbb legyen a működés. Minden munkahelyen vannak szempontok, amelyek az ott dolgozóknak fontosak. Nézzük meg a kávészünet kérdését! Ha valaki egész nap kávézik, az lehet, hogy másokat zavar. Az SZMSZ-ben rögzíthető, hogy hány kávészünetet tarthatunk egy nap. Fontos, hogy az elkészített SZMSZ-t a bevezetéskor megismertessük a munkatársainkkal. Azt szoktam javasolni, hogy a cégvezető vagy egy erre alkalmas kolléga – például a HR-es –, egy workshopon dolgozza fel a kollégákkal a dokumentumot. Így mindenki megismeri és ezzel nyilvánvalóvá tesszük, hogy ez valóban fontos.
A témáról bővebben a Tovább gombra kattintva olvashatsz!
