1. Egyéni feladatoktól a csapatmunkáig
A Microsoft több eszközt is fejlesztett a feladatok kezelésére.
Az Outlook feladatlistája inkább a személyes feladatok nyilvántartását segíti az asztali alkalmazásban (bár kiosztani is lehet feladatot).
A korhoz illő ingyenes felhős megoldás ugyanerre a To Do, ami több mobileszköz és PC között is tudja a feladatainkat szinkronizálni – de ez még mindig inkább a személyes nézetet segíti.
A Microsoft Project termékcsalád a vállalatok összetett és keresztfüggőségekkel bonyolított ütemterveinek és csapatfeladatainak összehangolására szolgál – ebből a Projekt Online külön előfizetésként vásárolható az O365 mellé, de ez inkább a nagyobb vállalatok számára nyújt megoldást.
Éppen ezért készült a kisvállalkozások igényeire szabva a Planner, ami elérhető minden felhasználónak, akinek Teamst is tartalmazó céges előfizetése van. (a leggyakoribb céges előfizetések tartalmáról táblázat itt)
A Planner fő előnye, hogy mindig a teendők legfrissebb állapotát mutatja a teljes csapatra vonatkozóan. Egyéni nézet segíti, hogy mi az, ami ránk vonatkozik, és persze könnyen oszthatunk ki feladatokat is (így kaphatunk is, erről email és Teams értesítés érkezik).
2. Kezdő lépések:
Ha az Office kezdőlapján az App-indítón nem találjuk, akkor a Plannert a „Minden app” gombra kattintva érhetjük el.
Ha rákattintunk, akkor már kezdhetjük is a feladatok szervezését, egy terv létrehozásával (angolul: Plan), ami lehet cégen belül nyilvános, vagy akár zárt is (pl. a vezető csapatnak).
A terven belül a feladatokat gyűjtőkbe lehet rendezni (altémák, fázisok, vagy csapatok szerint).
Minden feladathoz lehet megadni címet, felelőst, kezdési és határidőt, ezen kívül színes címkével is el lehet látni. A leírást ellenőrző listával (checklist) lehet gazdagítani. Jelölhetjük az állapotot (még nem kezdődött el, folyamatban, elvégezve). Mellékletet is csatolhatunk (követelményekről, vagy akár a végeredmény is lehet).
A lényeg ez után jön: A kitöltött, és partnereink munkájának eredményeképpen folyamatosan változó állapotú feladatokról élő kimutatást kaphatunk egy kattintással a diagramok nézetben.
Több téma és csapat esetében ez gyors áttekintést ad arról, hogyan is állunk a tervhez képest! Ezzel a nézettel lerövidíthetjük pl. a rendszeres csapatmeetingeken azt a részt, ami arról szól, hogy ki hogyan áll, milyen jól haladunk, mi van még hátra, mi a fontos feladat, húzzunk bele, és hasonló blokkok.
A feladatok újraosztásával, újratervezéssel így már könnyebben kezelhetjük a helyzetet: ezzel persze automatikusan frissül mindenkinek az egyéni feladat nézete, saját teendő listája is.
A témáról bővebben a Tovább gombra kattintva olvashat!
Corporate tagjaink, partnereink IDE KATTINTVA elküldhetik sajtóanyagaikat és/vagy szakmai tartalmaikat.
Összes cikk