Egy számlázásra képes applikációval rengeteg időt spórolhatsz meg a mindennapokban. Az egyesével történő, kézi „számlagyártás” igencsak körülményes lehet. Pláne akkor, ha netalán félreírsz valamit. Az új megoldásokkal viszont gyakorlatilag pillanatok alatt elkészülnek a bizonylatok, amiket rögtön továbbíthatsz is e-mailben az üzleti partnereidnek. Ez pedig nemcsak a saját munkádat, de az ügyfelekét is nagyban megkönnyíti. Így üzletmenetedet is pozitív irányban befolyásolhatod, hiszen a csökkent adminisztrációs terheknek köszönhetően sokkal több időt fordíthatsz az ügyfélkapcsolatok ápolására.
Tisztában van mindezzel Bretán Krisztina egyéni vállalkozó is, aki elmesélte, hogyan váltott.
„2014-ben indítottam a vállalkozásomat és hamar rátaláltam a Billingóra. Nagyon tetszett, hogy a Billingo egészen másként kommunikált, mint a többi app a piacon. Ráadásul az elmúlt időszakban nagyon sok újdonsággal jöttek ki. A Bankszinkronnal például egy felületen követhetem a beérkező utalásokat, amiket össze tudok párosítani a kiállított számlákkal, nem szükséges külön belépnem a netbankomba. Nagyon szeretem a Céginfót is, amelyből többek között egyszerűen kiválaszthatók az adott ügyféladatok a számla kiállításakor. A Kiadáskezelés is óriási segítség, KATÁsként pedig külön öröm számomra, hogy nemrégiben megújult és intelligensebb lett a KATA Asszisztens. Én a Billingo előfizetéses verzióját választottam. Nemrég pedig elkezdtem használni a Billingo Ads-et is, amellyel egyedire szabhatom a számlaletöltő oldalamat és üzeneteket helyezhetek el. A könyvelőm pedig a könyvelői fióknak köszönhetően bármikor rálát az elkészített számláimra. Azt is szeretem, hogy – a számlától a nyugtán át a díjbekérőig és az előlegszámláig – sokféle bizonylattípust készíthető a Billingóban. Természetesen ezek elektronikus változatai is kiállíthatók, az elkészült dokumentumok pedig bármikor letölthetők PDF-ben és ki is nyomtathatók. További előny, hogy az alkalmazás webáruházakkal, banki- és pénzügyi szolgáltatókkal, könyvelő programokkal, logisztikai rendszerekkel is összeköthető.”
A magyar fejlesztésű applikációt egyébként bárki használhatja, aki rendelkezik Billingo fiókkal (amire ingyenesen lehet regisztrálni). A Billingo app segítségével a felhasználó okostelefonjáról is kiállíthatja számláit, amit mobil blokknyomtatóval vagy Bluetooth-on keresztül rögtön ki is nyomtathat, illetve e-mailben vagy a Billingón keresztül online továbbíthat ügyfeleinek. Ha pedig a Billingóját előzetesen összekötötte a NAV Online Számla rendszerrel, akkor számla kiállításakor az az opció is kiválasztható, hogy a rendszer automatikusan teljesítse a kötelező NAV online számlaadat-szolgáltatást. Az automata kiadás- és banki tranzakciókövetéssel könnyedén monitorozhatók a költések és a banki átutalások. Továbbá a lejárt számlák is kezelhetők és a könyvelői kapcsolattartás is egyszerűbben megoldható. A Billingo asztali gépen, mobilappon és tableten is használható. Alapverziója ingyenesen elérhető, a plusz funkciók előfizetéses alapon, többféle csomagban, havi- vagy éves díjfizetéssel vehetők igénybe.
Vágó Jácint, a Hello Wild elnöke szintén megosztotta velünk saját történetét.
„Mivel egy kis civil szervezet vagyunk és minden munkatársunknak van főállása is, így különösen fontos számunkra, hogy megfelelően optimalizáljuk az egyes folyamatainkat – beleértve a számlázást is. Ezért olyan könnyen, bárki számára használható megoldást kerestünk, amit gyakorlatilag bárhol és bármikor igénybe lehet venni. Fő profilunk a túrázás, természetjárás, ebből fakadóan nem minden esetben tudunk online jelen lenni. Az automatizálásnak köszönhetően azonban a számla a jelentkezések kifizetése után „magától” elkészül. Így nem kell minden nap plusz erőforrást fordítanunk a megrendelések feldolgozására, a számlakivonat ellenőrzésére, a számlák elkészítésére és más hasonlókra. Mivel a Billingo a választott csomagtól függően tárolja is a számlákat, így a könyvelőnk egyszerűen hozzáfér mindenhez. Ugyanakkor a biztonság kedvéért minden számlát lementünk saját magunknak is. Azt gondolom, az okostelefonok ma már szinte életünk alapvető részét képezik, így érdemes kihasználni, hogy ezekkel a számlázás is bármikor megoldható. Ugyan a több funkciót is magában foglaló alkalmazáscsomagnak van előfizetési díja, de ez a befektetés mindenképpen megtérül, ha azt nézzük, hogy így a számlázásra szinte semmi időt sem kell fordítani.”
De korántsem a Billingo az egyetlen ilyen alkalmazás a piacon. Lássuk hát, miből lehet még válogatni!
Expensify
Az Andoid és iOS operációs rendszerre egyaránt elérhető, ingyenes applikáció SmartScan technológiájának köszönhetően korlátlan nyugtaszkennelést tesz lehetővé. Ez azt jelenti, hogy a felhasználó okostelefonjának kamerája segítségével olvashatja be a különböző számlákat és blokkokat. Ezzel egyrészt nincs szükség a kapcsolódó adatok manuális rögzítésére és feldolgozására, másrészt így a cég kiadásai is átláthatóbbá válnak. A beépített, többszintű jóváhagyási munkafolyamatok még tovább csökkentik az esetleges hibázási lehetőséget, a különféle felhasználói jogosultságoknak köszönhetően pedig megoldható, hogy csak a valóban illetékes dolgozók láthassák az egyes tételeket. A vállalati hitelkártyákkal történő szinkronizálás és az egyéni riportok pedig még inkább hozzájárulnak a költségek egyszerű és gyors áttekintéséhez. Sőt, az Expensify-on keresztül ma már repülőjegy, szállás és autó is lefoglalható, ami megkönnyítheti a céges utazások szervezését.
QuickBooks
Az applikáció segítségével nemcsak a számlázás oldható meg, hanem különféle kedvezményeket, fizetési feltételeket és egyéb adatokat tartalmazó, egyedi árajánlatok is létrehozhatók vele, amik az elfogadás után egyetlen kattintással számlává alakíthatók. Ezen felül a számla státusza is ellenőrizhető, így könnyedén kideríthető, hogy éppen esedékes, megtekintett vagy már kifizetett tételről van-e szó. Az esedékes vagy lejárt számlákról pedig személyre szabott, automatikus emlékeztető is küldhető a késedelembe esett ügyfeleknek. Az előrehaladási számlázási funkció révén pedig az adott projekt egyes mérföldköveinek teljesüléséhez igazítható a számlák kiállítása, a fizetések pedig bármikor, akár több okoseszközről is fogadhatók. A QuickBooks számlasablont is tartalmaz, de igény szerint egyéni számla is készíthető a vállalkozás logójával és színvilágával. Az előzetes számlakép révén pedig a tulajdonos azt is ellenőrizheti, hogy pontosan mit is látnak ügyfelei. Az alkalmazás havi- vagy éves díjas konstrukcióban használható, jelenleg ingyenesen kipróbálható, három hónapig pedig kedvezményes konstrukcióban vehető igénybe.
A témáról bővebben a Tovább gombra kattintva olvashatsz!
Corporate tagjaink, partnereink IDE KATTINTVA elküldhetik sajtóanyagaikat és/vagy szakmai tartalmaikat.
Összes cikk