Krisztián egy budaörsi étterem tulajdonosa, üzletvezetője, séfje és marketingese egy személyben. Sikereit kitartása mellett annak köszönheti, hogy okostelefonja segítségével nagyon hatékony a dokumentumkezelésben. Mai válogatásunkban megmutatjuk, hogy milyen megoldásokat használ Krisztián, illetve mik azok a dokumentumkezelő alkalmazások, amelyek sikerre vihetnek egy vállalkozást.
Egy vállalkozás sikerességét rengeteg paraméter mentén lehet mérni. Ezek közül többet is ki lehet mutatni számszerűsítve, de ma már tudjuk, hogy egy jó vállalkozás nem pusztán az árbevételről és a nyereségről szól, az elégedett ügyfelek, a fenntarthatóság vagy épp a saját és kollégáink életében is egyensúlyban lévő munka és magánélet egyaránt fontos a fenntartható működés szempontjából. Az utóbbiban az okostelefonoknak kiemelt szerepük van: ha rosszul használjuk őket, az könnyedén felboríthatja a magánéletünket és még adatbiztonsági kockázatot is jelenthet, ha viszont okosan nyúlunk hozzájuk, rengeteg időt megspórolhatunk és nem kell, hogy hazavigyük a munkát. Ráadásul az egyéni vállalkozók és a kisvállalkozások abban a szerencsés helyzetben vannak, hogy maguk választhatják ki a számukra leghasznosabb megoldásokat, alkalmazásokat, hiszen nem kötik őket a multinacionális cégek szabályai. Most öt olyan megoldást mutatunk be, amelyeknek köszönhetően a szinte mindenhol megkerülhetetlen dokumentumkezelés gyerekjátékká válik!
Google Dokumentumok (Android / iOS)
Manapság már csak a nagyvállalatoknál kérdés, hogy a dokumentumokat felhőben vagy lokálisan kell tárolni, az egyéni és kisvállalkozók többségénél a döntés már megszületett. A felhőben megvalósított dokumentumkezelésnek szinte csak pozitívumai vannak, hiszen a szükséges fájlokat minden eszközön el lehet érni, pár másodperc alatt be lehet állítani a megosztást és a jogosultsági szinteket, a változáskövetés pedig a csomag része. Az egyik legjobb platformot pedig a Google kínálja, a Google Docs és a Google Drive ugyanis minden operációs rendszeren elérhető, illetve az adatokhoz böngészőn keresztül is hozzá lehet férni. A dokumentumok, táblázatok és diák mellett űrlapokat, rajzokat is lehet készíteni, illetve igény esetén külsős alkalmazásokat is be lehet csatornázni. Ráadásul minden Google Drive felhasználó kap 15 GB ingyen tárhelyet a felhőben, ami nagyon sok dologra elég, de igény esetén a tárhely bővíthető 100 GB-ra (690 forint / hó vagy 6900 forint / év), 200 GB-ra (1090 forint / hónap vagy 10 900 forint / év) és 2 TB-ra (3590 forint / hónap vagy 35 990 forint / év) is. A Microsoft Office-ban készített dokumentumok viszont nem mindig jelennek meg tökéletesen, illetve a használat során mindenképp időt kell szánni a megfelelő jogosultsági szintek beállítására, de ezek apróságok ahhoz képest, hogy a platform összességében mennyire meg tudja könnyíteni az életünket.
Microsoft Office (Android / iOS)
A dokumentumkezelés sokaknál egyet jelent a Microsoft Office-szal. Bár ma már léteznek más megoldások is, szerencsére a patinás szoftvercsomag fejlesztése sem állt le, így az Office elérhető a modern okostelefonokon is. A használatával egy helyen érhető el a Word, az Excel és a PowerPoint, az elmúlt évtizedekben számítógépeken megszokott funkciók pedig kiegészültek olyan beépített műveletekkel, amelyek kimondottan az utazás során történő munkavégzést segítik: ilyen például a PDF-ek aláírásának lehetősége és a cetlik használata. A felhős támogatás pedig a Microsoft OneDrive-nak köszönhetően szintén adott, erről pedig nagyjából ugyanazt lehet elmondani, mint a konkurens Google megoldásról, bár egy kicsit azért gyengébb az ajánlat: ingyenesen is elérhető, de csak 5 GB a fájlméret és az Office-appok nincsenek a csomagban. Ezeket a Microsoft 365 szolgáltatással fizetős módon lehet használni, amelynek költsége havi 2499 vagy évi 24 999 forint, viszont így már 1 TB tárhely áll rendelkezésre, illetve elérhetővé válik az Outlook és a Skype is.
Egy családi étterem üzemeltetésekor elengedhetetlen, hogy a munkafolyamatokat optimalizáljuk, minél egyszerűbbé tegyük. Mivel én egy személyben vagyok a tulajdonos, a séf és az üzletvezető, több területen is keresem az innovatív megoldásokat. A minőségi alapanyagok és a megalkotott ételek nyilván a legfontosabbak, ezeket pedig meg kell ismertetni a vendégekkel is. Ebben az okostelefonom az egyik legnagyobb segítségem, mert ma már nem csak a social media jelenlétet, hanem a grafikai utómunkát is el tudom végezni anélkül, hogy kinyitnám a notebookom. A házhozszállítás sem lenne lehetséges okostelefonok nélkül, a kiszállítást a Foodpandán és a Wolton is tudom követni. A számlákat a NAV – Online számla alkalmazásban készítem és emailben küldöm el a vendégeknek, ami környezettudatossági szempontból is így jó választás. A takarítási- és hűtőnaplókat a Google Drive-on tároljuk, amivel szó szerint helyet tudunk spórolni, de a Google szolgáltatásait amúgy is szeretjük, mert a vendégek véleményei könnyedén eljutnak hozzánk és gyorsan tudok rájuk reagálni. A partneri szerződéseket általában a DocuSignban írom alá, hitelesítve, ami elképesztően egyszerű és gyors, még emailezgetni sem kell.
Nagy Krisztián, tulajdonos & séf, Szaft. Bisztró – Budaörs
A témáról bővebben a Tovább gombra kattintva olvashatsz!
Corporate tagjaink, partnereink IDE KATTINTVA elküldhetik sajtóanyagaikat és/vagy szakmai tartalmaikat.
Összes cikk